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家庭档案的分类与整理时间: 2015-07-14 11:31   访问量:

  一、家庭档案的定义、范围和作用
  家庭档案是“家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录”。家庭档案的范围可谓无所不包,范围极大。从本质上说,一个家庭出于某种目的,把家庭成员各个阶段获得的证书、照片,所写的日记、作品,家庭经济活动中形成的购货、支付凭证或与其它家庭及单位(如银行等)签订的合同及协议,独生子女从出生到上学到就业各个阶段的成长记录(出生证、定期的体检表及记录、上学以后的各科试卷及成绩,甚至是试用过的教材、参考资料、练习本)等集合起来就能构成家庭内的档案体系。家庭档案能为您维护家人合法权益提供法律的书证,为您管理家庭生活提供参考依据,为您开展家庭教育提供生动的教材,同时, 家庭档案还是传播精神文明的有效载体。
  二、家庭档案的分类
  俗话说,“人以类聚,物以类堆”,家庭档案的管理也如此。分类和造册登记是家庭档案管理必须做的两项工作。没有分类,家庭档案管理没有意义;没有造册登记就不清楚家庭档案的底,也难以查找利用。如果各类资料收集在一起,而不分类整理编目,则仍然是处于无序状态。要使家庭档案管理科学有序,设置一个合理的档案分类是很有必要的。
  家庭档案的分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按一定的方法分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一个有机的体系。对家庭档案进行分类时,一般都可以按形式分类、按内容分类、或者按内容和形式相结合的方法进行分类。从家庭档案的范围和各地对家庭建档的情况看,家庭档案的分类方法不少,其分类结果也不尽相同。其中的几种有:
  (一)把家庭档案分为:1、证书类;2、照片类;3、发票及附件类;4、收藏(实物)类;5、家史类;6、综合类。
  (二)把家庭档案分为: 1、荣誉档案;2、消费档案;3、医疗档案;4、证件档案;5、密码档案;6、旅游档案;7、收支档案;8、日子档案;9、学习档案;10、房屋档案。
  (三)把家庭档案分为:1、证书类;2、通讯录;3、信函类;4、发票类和说明书类;5、金融备忘录;6、家庭大事记;7、影集;8、图书目录。
  (四)把家庭档案分为:1、证件类;2、荣誉证书类;3、合同契约类;4、购物票据类;5、技术资料类;6、著作类;7、历史文物类;8、信函类;9、卫生保健类;10、音像类。
  (五)把家庭档案分为:1、财产档案;2、证件档案;3、健康档案;4、说明书档案;5、照片、音像档案;6、交友联谊档案;7、旅游档案;8、大事记。
  (六)把家庭档案分为:1、宝宝康乐档案;2、学生时代档案;3、恋爱婚姻档案;4、工作成果档案;5、当家理财档案;6、医疗保健档案;7、家庭历史档案。
  (七)把家庭档案分为:1、证件档案;2、财产档案;3、业绩类;4、保健类;5、社交类;6、音像类;7、个人履历类;8、资料类;9、旅游类;10、综合类。
  (八)把家庭档案按属性、内容和形式相结合的方法分类。如下表:
家庭档案分类表
大    类 一级属类 二级属类
各成员档案(A) 按成员设置一级属类
1~X
1、学习工作类
2、证件类
3、信件类
4、医疗保健类
5、其他类
家庭公共类(B) 1、家史和大事记
2、财产档案
3、家庭经济管理
4、其他类
(不设二级属类)
音像档案类(C) 1、照片 1、家庭生活照片
2~X、各成员照片
2、光盘 (不设二级属类)
3、录音(像)带 (不设二级属类)
图书资料类(D) 1、综合性图书
2、大学教材用书
3、中小学教材用书
4、儿童图书
5、其他资料
(不设二级属类)
收藏(实物)类(E) (不设属类)
 
  以上的几种分类方法各有特点,但第“(八)”种分类方法似乎更为全面、更具操作性。从上面的《家庭档案分类》看出,这种分类方法的特点有:
  (一) 分类体系的涵括性较好。因为家庭档案的范围极大,无所不包,所以,家庭档案的分类体系就应当把家庭档案的所有门类都体现在其中。上述分类表中设置的五个大类已经充分包含了一个家庭中的所有档案。“各成员档案”能够把各成员一生中的学习、工作和自身的健康等情况的档案所包揽;“家庭公共类”档案则包括了以家庭财产管理和家庭经济管理为主的各类别档案;“音像档案类”反映的是家庭成员各种活动的特殊载体形式的档案。应该说,上述三个大类的档案已经构成了家庭档案的基本大类,或是说通过上述三个大类的档案已经基本能够反映出一个家庭历史变化。上述分类表中设置还设置了“图书资料类”和“收藏(实物)类”,这更加切合了有收藏爱好的家庭的实际情况。因此,更加体现出上述档案分类表的涵括性。
  (二) 分类体系较具实用性。档案其实是以一定的形式反映一定的内容的物品。因此,对家庭档案进行分类,一般都可以按形式分类、按内容分类、或者按内容和形式相结合的方法进行分类。《档案分类表》已经超出了上述分类方法,其类别设置更加灵活和严谨。其大类中的“各成员档案”和“家庭公共类”是按属性而设置,“音像档案类”、“图书资料类”和“收藏(实物)类” 体现的则是形式。在“各成员档案”的大类中,按家庭成员设一级属类。每个成员的档案又包含:1、学习工作类,2、证件类,3、信件类,4、医疗保健类,5、其它类五个二级属类。二级属类的设置体现了内容和形式相结合的分类方法。各二级属类的档案可按阶段和时间先后进行收集和分类整理,这样能把成员在各项活动中形成的档案从前到后地进行整理,保持他的历史连贯性,反映个人的成长变化。“家庭公共类”是指家庭公共管理部分,它不能分属于某个家庭成员中,主要包括:1、家史和大事记,2、财产档案,3、家庭经济管理档案,4、其它类四个一级属类,不再设二级属类。各属类的档案可按形成的时间先后进行排列整理。“音像档案类”按形式设置大类后,再设置:1、照片,2、光盘,3、录音(像)带三个一级属类。“照片”之下按“家庭生活照片”和各成员分开设置二级属类。“家庭生活照片”反映的是家庭成员在一起的活动中留下的照片,各成员的照片则是反映各位家庭成员在各自的工作、学习中留下的照片。各二级属类的照片可按阶段和时间先后进行收集和分类整理,以反映历史的连贯性。“图书资料类”和“收藏(实物)类”,则可按设定的类别以时间先后进行整理。以述“档案分类表”类目设置合理,条理清晰,方便档案的整理。
  (三)具有可发展性,可保持分类体系的相对稳定性。家庭档案的分类整理与单位的档案分类整理一样,都要求分类体系具有相对稳定性,不能朝令夕改。因此,在设置家庭档案分类时,就应考虑将来新增门类档案的安置问题。上述分类表中在相应的二、三级属类里,都分别设置了“其它类”,在按家庭成员设置的类别中也预留了扩充的空间,以保证有新增门类档案的位置,或用以安置一些与已设定的属类无关的档案。这体现了分类体系的包容性,并能保持家庭档案分类体系的相对稳定性。
  三、家庭档案的整理和保管
  (一)整理
  档案的整理体现档案的分类结果,是档案保管和利用的前提。家庭档案分类要合理,整理可从简。可以按分类组卷的方法整理,也可以按单份文件归档方法整理,原已成本成册的可以维持原状整理编目。以《家庭档案分类表》的分类为例,它以突出家庭成员个体为主,结合所存档案的内容和形式进行分类,有一些属类设置了“其它类”,用以安置一些与设定的属类无关的档案。其整理方法为:
  A、各成员档案:
  各成员档案类,按家庭成员设一级属类。每个成员的档案又包含:1、学习工作类,2、证件类,3、信件类,4、医疗保健类,5、其它类五个二级属类。各二级属类的档案按阶段和时间先后进行收集和分类整理。如某个家庭成员的“学习工作类”的档案还可根据其经历情况,将这类档案分为“少年成长时期”、“求学生活时期”、“服务社会时期”等各个不同阶段,各阶段的档案尽量按形成的时间先后进行排列整理。其他家庭成员的档案以类似的方法进行整理。
  B、家庭公共类:主要包括:1、家史和大事记,2、财产档案,3、家庭经济管理档案,4、其它类四个一级属类,不再设二级属类。各属类的档案尽量按形成的时间先后进行排列整理。
  C、音像档案类:按形式设置大类后,再设置:1、照片,2、光盘,3、录音(像)带三个一级属类。“照片”之下按“家庭生活照片”和各成员分开设置二级属类。各二级属类的照片按阶段和时间先后进行收集和分类整理。各家庭成员的照片还可以分阶段进行分类整理。各时期的照片尽量按形成的时间先后进行排列整理。光盘和录音(像)带不设二级属类,一级属类以下按形成的时间先后进行排列整理,登记造册。
  D、图书资料类:分设为:1、综合性图书,2、大学教材用书,3、中小学教材用书,4、儿童图书,5、其它资料五个属类。各属类分别排列造册。如条件允许,对一些图书还可分科分专业进行整理,管理会更科学。
   E、收藏(实物)档案类:不设属类,所有档案按时间先后登记造册。
  F、档案的登记管理:档案的登记管理是把经过分类整理后的家庭档案进行造册登记,以方便管理和检索。
  (二)分类整理要求
  1、根据实际进行家庭档案的分类。
  事实上,家庭档案分类和整理的特点是:没有统一的标准,没有绝对的正确,一切随家庭主人管理意识而分类,视家庭客观条件而管理。通过开展建立家庭档案的工作,能够加强家庭的凝聚力,广泛增强社会的档案意识,为促进档案事业的发展、构建和谐发展的社会增加正面的、积极的因素,这是建立家庭档案的根本目的和意义。因此,在进行家庭档案的分类整理时,要突出档案分类的实用性,每个家庭应根据实际设置家庭档案的类别,可以根据各自的状况适当增减各层次类别的设置。
  2、依据客观条件进行档案的整理
  建立家庭档案的工作其实很简单,家庭档案的整理和装具要求不一定像档案馆(室)那么严格。要本着花较少的钱办较多的事的原则建立家庭档案。有条件的可以规范地整理,条件不太成熟的可以随意地整理;有条件的可以选择统一规范的装具,条件不许可的,可根据具体情况不拘一格选择装具,但无论用什么装具,必须掌握两个原则:一是不能损害档案原件;二是便于查找利用,否则就失去家庭建档的意义了。建立家庭档案一般成本都比较低,如果不用专业档案用品,不花钱也可以把家庭档案建立起来。初建档时可能要花费一些时间,但是档案建好之后,居民们便只需要花费较少的时间随时对内容进行补充。随着经济的不断发展,市民的家庭生活日趋富裕,不少家庭拥有了电脑,这些家庭可以运用电脑管理家庭档案,使家庭档案管理更先进、利用更便捷;也可以把家庭档案中的一些内容放到网上交流,以实现档案信息资源共享。
  (三)档案的保管
  档案的保管是保证档案安全和延长档案寿命的关键工作。建立家庭档案的家庭应该把档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私和贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。如果家庭认为不具备保管条件,还可以将其珍贵的家庭档案及其他档案送到所在市、区档案馆寄存。
搞好家庭档案管理有百利而无一害。与其它机构档案一样,家庭档案的作用不可低估,甚至不可替代。希望广大档案工作者和各界家庭朋友,能花一点时间建立起自己的家庭档案,为我们的子孙后代留一些家庭文化珍品,为构建和谐社会、为促进国民经济的发展和社会的文明进步做出自己的一分努力。
                         

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